※ 本デモは仕組みのイメージをご覧いただくための試作です。掲載されている人名・企業名・記録はすべて架空のものです。実際の運用では、貴社の帳票様式と実務フローに合わせて設計します。
支援中の外国人材
面談の期日と在留期限を1つの画面で見られるようにしています。期日が近い順に自動で並び替わります。
| 氏名 | 国籍 | 受入企業／分野 | 在留資格 | 前回面談 | 次回面談期日 | 在留期限 | 状態 |
|---|
この仕組みで解きたいこと
面談メモ（手書き・音声）→
AIが記録の形に整える→
台帳に自動蓄積→
期日を自動で見張る→
年次の届出資料を自動生成
支援記録は、書いた時点ではただのメモです。これを毎回きれいに清書して保管するのは骨が折れますし、担当者が変われば書き方も変わります。
そこで「メモのまま放り込めば、記録の形に整って台帳に積み上がる」状態を作ります。台帳に積み上がってさえいれば、届出の時期に慌てて記録を探し回る必要がなくなります。
面談メモを記録の形に整える
対象者を選び、面談で書き留めたメモをそのまま貼り付けて「記録に整える」を押してください。生成AIが定型の記録文にまとめ、支援台帳への登録内容を作ります。
左のメモを入力して「記録に整える」を押すと、ここに記録案が表示されます。
対応が必要な事項（住居の修繕依頼など）は、記録の下に「宿題」として切り出します。放置されると次の面談まで気づかないためです。
支援記録台帳
面談記録は入力した時点で台帳に蓄積されます。届出や監査の際は、ここを期間で切り出すだけで済みます。
担当が代わっても回るように
支援の種類ごとに「何を聞き、何を記録に残すか」をテンプレートとして持たせています。担当者が代わっても、聞き漏らしと書き方のばらつきが起きにくくなります。
テンプレートは画面から編集できる形にし、運用しながら現場で育てられるようにします。マニュアルは別冊にせず、入力画面のすぐ横に置くのが定着のコツです。
年次の届出資料を台帳から組み立てる
対象期間を指定すると、台帳に蓄積された記録を集計し、支援の実施状況を取りまとめた資料の下書きを生成します。記録が日々積み上がっていれば、この作業は数分で終わります。
「集約資料を作成」を押すと、ここに下書きが表示されます。
なぜ台帳を先に作るのか
届出のタイミングでまとめて記録を作ろうとすると、記憶と紙束の掘り起こしになります。逆に、日々の面談が終わった時点で記録が積み上がっていれば、届出は「切り出すだけ」の作業になります。
自動化の効果は、実は届出そのものより日々の入力を軽くしたところに出ます。だからこの試作は、集計機能より先に「メモを放り込むだけ」の入口から作っています。